Graphic Recording: So bereiten wir uns vor und das brauchen wir von dir
✍️ Graphic Recording beginnt nicht erst mit dem ersten Strich. Bevor wir bei einer Veranstaltung live zeichnen, beschäftigen wir uns mit den Themen, recherchieren Fachbegriffe und entwickeln erste Bildideen. Gleichzeitig stimmen wir mit den Veranstalter ab, was vor Ort gebraucht wird.
Wie diese Vorbereitung konkret aussieht, zeigen wir dir am Beispiel der „MASTERS OF IP: Campus Edition“ an der TU Graz. Außerdem erfährst du, welche Informationen uns helfen und was du als Veranstalter organisieren solltest.
Was ist Graphic Recording?
Beim Graphic Recording halten wir die wichtigsten Inhalte einer Veranstaltung live in Bildern und kurzen Texten fest. Wir hören Vorträgen, Diskussionen oder Gesprächen zu, filtern zentrale Aussagen und machen Zusammenhänge sichtbar. Daraus entsteht eine illustrierte Gesamtübersicht, die du anschließend für die Veranstaltungsdokumentation und weitere Kommunikation nutzen kannst.
Das funktioniert digital auf dem iPad oder analog auf großformatigem Papier. Während beim Eventzeichnen vor allem Menschen, Szenen und die Atmosphäre im Mittelpunkt stehen, konzentriert sich Graphic Recording auf die vermittelten Inhalte.
Wir von erklär’s mir sind eine Kreativagentur aus Graz und begleiten mit Graphic Recording unter anderem Konferenzen, Podiumsdiskussionen und Workshops.
1. Im Briefing klären wir Ziel, Publikum und Einsatz
Am Anfang steht ein kurzes gemeinsames Briefing. Dabei möchten wir verstehen, worum es bei deiner Veranstaltung geht und für wen wir die Inhalte visualisieren.
Welche Themen stehen im Mittelpunkt? Welches Vorwissen bringt das Publikum mit? Soll das Graphic Recording vor allem die Ergebnisse eines Workshops dokumentieren oder die Kerngedanken mehrerer Vorträge zusammenführen?
Auch die spätere Verwendung besprechen wir bereits vorab. Wenn du das Gesamtbild beispielsweise auf deiner Website, in einem Newsletter oder in einer Präsentation einsetzen möchtest, berücksichtigen wir das bei der Gestaltung und Aufbereitung.
Du brauchst dafür kein fertiges Gestaltungskonzept. Ein Gespräch und die vorhandenen Veranstaltungsunterlagen bilden eine gute Grundlage.
2. Wir recherchieren Themen, Namen und Fachbegriffe
Nach dem Briefing arbeiten wir uns in die Inhalte ein. Wir sehen uns das Programm an, recherchieren beteiligte Organisationen und sammeln wichtige Namen, Funktionen und Fachbegriffe. Dabei prüfen wir auch die richtige Schreibweise.
Für das digitale Graphic Recording bei der „MASTERS OF IP: Campus Edition“ an der TU Graz beschäftigen wir uns beispielsweise mit dem Weg von der universitären Forschung zur Innovation. Dazu gehören Themen wie geistiges Eigentum, die Verwertung von Forschungsergebnissen und die Gründung von Spin-offs.
Diese Vorbereitung hilft uns, während der Veranstaltung schneller einzuordnen, worüber gesprochen wird. Statt bei einem unbekannten Begriff gedanklich hängen zu bleiben, können wir uns auf die Aussagen und ihre Zusammenhänge konzentrieren.
3. Wir sammeln Bildideen und bereiten die Gestaltung vor
Wie lässt sich Forschung darstellen? Welches Bild passt zu geistigem Eigentum? Und wie können wir den Weg von einer ersten Idee zur Anwendung zeigen?
Solche Fragen beschäftigen uns schon vor dem Veranstaltungstag. Wir sammeln mögliche Bildmotive und überlegen, welche Icons beim Zeichnen hilfreich sein könnten. Falls es Gestaltungsrichtlinien gibt, stimmen wir außerdem Farben, Logos und die grundsätzliche Gestaltung darauf ab.
Die Vorbereitung legt das spätere Bild nicht fest. Welche Motive wir tatsächlich verwenden und wie wir die Inhalte anordnen, entscheidet sich live. Die Aussagen der Vortragenden und die Entwicklung der Diskussion geben die Richtung vor.
Unsere Bildideen sind dabei ein Vorrat, auf den wir bei Bedarf zurückgreifen können.
Welche Unterlagen brauchen wir für ein Graphic Recording?
Du musst keine zusätzlichen Präsentationen für uns erstellen. Am hilfreichsten sind die Informationen, die für deine Veranstaltung ohnehin schon vorliegen:
- das aktuelle Programm mit Zeiten und Pausen
- Namen und Funktionen der Vortragenden oder Podiumsgäste
- kurze Informationen zu Themen, Projekten und Organisationen
- vorhandene Präsentationen oder geplante Moderationsfragen
- wichtige Fachbegriffe, Abkürzungen und besondere Schreibweisen
- Logos und gegebenenfalls Gestaltungsrichtlinien
➡️ Nicht alles muss bereits beim ersten Gespräch fertig sein. Wir stimmen gemeinsam ab, welche Unterlagen verfügbar sind und wann wir sie bekommen. Auch Änderungen im Programm gehören zum Veranstaltungsalltag. Wichtig ist, dass du uns darüber informierst.
Was müssen Veranstalter vor Ort vorbereiten?
Damit wir Inhalte gut erfassen und live visualisieren können, brauchen wir einen geeigneten Arbeitsplatz. Die Details hängen davon ab, ob wir digital oder analog zeichnen.
Digitales Graphic Recording auf dem iPad
iPad, Zeichenstift und Ladegerät bringen wir selbst mit. Von dir brauchen wir einen kleinen Tisch oder Stehtisch, eine erreichbare Steckdose und ausreichend Licht. Der Platz sollte so liegen, dass wir das Geschehen gut sehen und alle Beiträge verstehen können.
Besonders wichtig ist die Tonübertragung. Auch Fragen aus dem Publikum sollten für uns gut hörbar sein, beispielsweise über ein Publikumsmikrofon.
Wenn das entstehende Graphic Recording auf einer Leinwand oder einem Bildschirm gezeigt werden soll, stimmen wir die technische Verbindung vorab mit deiner Veranstaltungstechnik ab. Die benötigte Präsentationstechnik wird vor Ort bereitgestellt.
Analoges Graphic Recording auf Papier
Für die analoge Variante bringen wir Papier und Stifte mit. Gemeinsam klären wir vorab die Größe der Zeichenfläche und welche geeignete Pinnwand, Tafel oder nutzbare Wandfläche du dafür bereitstellen kannst. Ein kleiner Beistelltisch hilft uns, das Material griffbereit abzulegen.
Auch hier brauchen wir gute Sicht, verständlichen Ton und genügend Platz zum Arbeiten. Das gezeichnete Original bleibt anschließend bei dir.
Beispiele Graphic Recording:
Was passiert nach dem Live-Zeichnen?
Nach der Veranstaltung bereiten wir das Ergebnis für die vereinbarte Verwendung auf. Beim digitalen Graphic Recording gehört dazu der gestalterische Feinschliff. Bei der analogen Variante fotografieren wir das Original in hoher Auflösung und bearbeiten die Aufnahme digital nach.
Den Umfang der Nachbearbeitung, eine mögliche Korrekturrunde und die benötigten Dateiformate legen wir im Angebot fest.
Auch die Nutzung stimmen wir vorab ab. Unsere Graphic Recordings sind als Gesamtdokumentation der Veranstaltung gedacht. Wenn du einzelne Illustrationen oder Ausschnitte für weitere Kommunikationsmittel verwenden möchtest, besprechen wir die zusätzlichen Nutzungsrechte am besten bereits im Briefing. Bei Veröffentlichungen nennen wir als Urheber „Graphic Recording: erklär’s mir“.
Du planst Graphic Recording für deine Veranstaltung?
Für den Einstieg reichen das Thema, der Termin, der Veranstaltungsort und ein grober Ablauf. Gemeinsam klären wir, ob digitales oder analoges Graphic Recording zu deinem Event passt und welche Vorbereitung sinnvoll ist.
Wir kümmern uns um die inhaltliche und gestalterische Vorbereitung sowie das Zeichnen. Du unterstützt uns mit den vorhandenen Informationen und einem geeigneten Platz vor Ort.